Documents nécessaires pour un travailleur roumain en France

Sommaire

• Quels documents vérifier pour un salarié roumain ?
• Quelles formalités accomplir pour l’embauche en France ?
• Quels documents contrôler auprès de l’employeur roumain ?
• Comment vérifier le formulaire A1 du détachement ?
• Foire aux questions

Avant l’arrivée d’un salarié venu de Roumanie, les documents à réunir pour ce travailleur roumain changent selon le mode de recrutement : embauche directe, intérim par une agence française ou détachement par une agence roumaine. Selon le cas, il faut vérifier la pièce d’identité, déposer la DPAE, contrôler la déclaration SIPSI ou le formulaire A1.

Quels documents vérifier pour un salarié roumain ?

Le dossier d’un salarié roumain est léger, puisqu’aucun titre délivré par l’administration française n’est demandé. Une pièce d’identité suffit à établir le droit de travailler. L’employeur réunit ensuite quelques données pour les formalités sociales, puis il identifie qui est juridiquement l’employeur.

Le travailleur étranger roumain peut-il travailler en France ?

Oui. Grâce à la libre circulation dans l’Union européenne, un travailleur roumain en France n’a besoin ni de visa, ni de titre de séjour, ni d’autorisation de travail. L’article R. 5221-2 du Code du travail prévoit cette dispense. Pour travailler en France, les documents exigés se limitent donc à une pièce établissant l’identité et la nationalité.

• Carte nationale d’identité roumaine : elle doit être en cours de validité et suffit à elle seule.
• Passeport roumain : c’est l’autre pièce possible, également valide, et vous n’avez pas à demander les deux.
• Fin des restrictions : les limites d’accès au marché du travail français qui visaient les ressortissants roumains ont pris fin le 1er janvier 2014.
• Critère de la nationalité : la dispense dépend de la nationalité roumaine. Un titre de séjour roumain détenu par une personne d’une autre nationalité ne lui donne pas, à lui seul, le droit de travailler en France.

Ce dernier point concerne tout travailleur étranger résidant en Roumanie sans en avoir la nationalité : son droit au travail s’examine selon sa propre nationalité. Ces règles sont reprises dans notre guide de la main-d’œuvre roumaine, qui traite aussi de l’intérim et du détachement.

Quelles autres pièces recueillir ?

Une fois l’identité vérifiée, l’employeur recueille les données d’état civil nécessaires aux formalités sociales. L’absence de numéro de Sécurité sociale français ou de carte Vitale n’empêche pas l’embauche : l’immatriculation se fait ensuite.

• État civil : nom, prénoms, date et lieu de naissance, et numéro de Sécurité sociale français s’il existe déjà.
• Adresse et RIB : ni la carte Vitale ni un justificatif de domicile ne conditionnent la signature du contrat. Une adresse facilite toutefois les démarches, et le relevé d’identité bancaire (RIB) sert au virement du salaire.
• Justificatifs liés au poste : diplômes, qualifications, permis ou habilitations, à vérifier avant la prise de fonctions.

Les données de la pièce d’identité doivent correspondre à celles du contrat et des déclarations. Ne conservez pas systématiquement sa copie : seules les données strictement nécessaires peuvent être gardées.

Quel mode de recrutement s’applique ?

En embauche directe, l’entreprise française est l’employeur, et la nationalité du salarié ne fait pas de cette relation un détachement. Dans l’intérim français, c’est l’agence française qui emploie le salarié. Dans l’intérim détaché, l’agence roumaine reste l’employeur pendant la mission temporaire, tandis que l’entreprise utilisatrice française dirige le travail au quotidien. Une agence de placement, elle, peut présenter des candidats sans devenir leur employeur. Le recours à une agence de placement ne supprime donc aucune obligation de l’entreprise qui embauche. De son côté, Leader Intérim étudie le besoin de l’entreprise, évalue les compétences des profils roumains et accompagne leur mise à disposition.

Quelles formalités accomplir pour l’embauche en France ?

Lorsque le salarié relève du régime français (embauche directe ou intérim par une agence française), l’employeur suit les formalités du droit commun. Il déclare l’embauche, établit la paie, remet le contrat et les informations obligatoires, puis tient le registre du personnel.

Déclaration préalable et paie

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est transmise à l’Urssaf, ou à la MSA pour le régime agricole. Elle est déposée au plus tôt 8 jours avant l’embauche. Elle doit parvenir à l’organisme avant la prise de fonction, même si une période d’essai est prévue.

• Sans numéro français : la DPAE peut être faite avant toute immatriculation du salarié.
• Accusé de réception : l’employeur le conserve comme preuve de la déclaration.
• Copie au salarié : vous lui remettez une copie de la DPAE ou de l’accusé. Cette obligation est remplie si le contrat écrit mentionne l’organisme destinataire.

La DPAE ne remplace pas la déclaration sociale nominative (DSN), transmise chaque mois avec la paie. Celle-ci est généralement due le 5 ou le 15 du mois suivant, selon la situation de l’employeur.

Ne pas déposer de DPAE expose à une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, prévue par l’article L. 1221-11 du Code du travail. Une omission intentionnelle peut constituer du travail dissimulé.

Contrat de travail et informations remises

En embauche directe, le contrat de travail relève du droit du travail français et de la convention collective applicable. Un CDI à temps plein n’exige pas toujours d’écrit. Un CDD suppose un motif légal et un écrit remis dans les 2 jours ouvrables suivant l’embauche, et un temps partiel doit aussi être écrit. En intérim français, l’agence signe un contrat de mission écrit, transmis dans les 2 jours ouvrables suivant la mise à disposition. L’entreprise utilisatrice conclut avec elle un contrat de mise à disposition fondé sur un motif légal.

Le salarié reçoit les informations essentielles sur la relation de travail. Certaines sont dues dans les 7 jours calendaires suivant le premier jour de travail, les autres dans un délai maximal d’un mois. Un contrat écrit est rédigé en français, et le salarié étranger peut en demander une traduction en roumain.

Registre et suivi dès l’arrivée

Dès l’embauche, l’entreprise inscrit le salarié au registre unique du personnel de l’établissement. Les mentions sont conservées 5 ans après son départ. Un citoyen roumain dispensé d’autorisation ne doit pas figurer parmi les travailleurs étrangers qui y sont soumis. L’entreprise utilisatrice inscrit elle aussi les intérimaires dans son registre. Elle ne les compte dans ses effectifs, pour les seuils du Code du travail, qu’après au moins 1 an de présence et de travail dans ses locaux.

L’employeur organise en principe une visite d’information et de prévention dans les 3 mois suivant la prise de poste. Certains postes à risques exigent un examen avant la prise de fonction et un suivi renforcé.

Quels documents contrôler auprès de l’employeur roumain ?

Lors d’un détachement, l’agence roumaine reste l’employeur et accomplit les formalités. L’entreprise française qui reçoit les intérimaires doit malgré tout vérifier ces formalités avant la mission, puis pendant toute sa durée.

Déclaration SIPSI avant la mission

L’agence roumaine transmet en principe une déclaration préalable sur le téléservice SIPSI avant le début de la prestation en France. Certaines situations, notamment le détachement pour compte propre, en sont exemptées.

La déclaration SIPSI indique notamment l’employeur étranger, les salariés, le lieu et les dates prévues, l’entreprise utilisatrice et la garantie financière de l’agence. Son accusé de réception prouve la transmission : demandez-le avant la mission.

Si vous n’obtenez pas cet accusé, vous devez faire une déclaration subsidiaire dans les 48 heures suivant le début du détachement. Ce cadre est présenté dans notre guide de l’intérim détaché des travailleurs étrangers.

Pièces disponibles en cas de contrôle

Sauf dispense, l’employeur étranger désigne en France un représentant joignable par les agents de contrôle. Le dossier peut réunir les pièces d’identité, le contrat de travail, les preuves de l’activité réelle de l’agence et le contrat de mise à disposition.

• Langue et devise : selon l’instruction DGT/RT1/2024/46 du 27 mars 2024, les documents exigés au titre de l’article R. 1263-1 du Code du travail sont disponibles en français, et leurs montants sont convertis en euros.
• Paie et temps de travail : relevés d’heures, preuve du paiement effectif de la rémunération et justificatif d’un examen médical équivalent.
• Carte BTP : elle est requise pour les activités de chantier qui entrent dans son champ. Depuis le 1er avril 2024, l’employeur étranger la demande pour ses intérimaires détachés.

La carte BTP est valable 5 ans. Une carte encore valide peut servir à une nouvelle mission si le nouveau numéro SIPSI y est renseigné.

Vigilance et conditions pendant la mission

Vérifiez que la déclaration correspond aux salariés réellement présents et réagissez à toute anomalie manifeste. Pour les contrats concernés d’au moins 5 000 € HT, les vérifications contre le travail dissimulé ont lieu à la signature, puis tous les 6 mois. Les intérimaires détachés bénéficient des règles françaises de rémunération et des conditions de travail applicables aux intérimaires comparables, avec une durée légale de 35 heures par semaine. Des règles françaises supplémentaires s’appliquent après 12 mois de détachement, délai qui peut être porté à 18 mois sous conditions.

L’absence de déclaration préalable exigée expose l’employeur étranger à une amende pouvant atteindre 4 000 € par salarié. Elle peut atteindre 8 000 € en cas de réitération dans les 2 ans, dans la limite totale de 500 000 €. Le donneur d’ordre peut aussi être sanctionné s’il a manqué à sa vigilance, un risque à évaluer dans tout recrutement en intérim international.

Comment vérifier le formulaire A1 du détachement ?

Le formulaire A1 indique dans quel pays le salarié détaché verse ses cotisations. Il ne concerne que le détachement : votre contrôle porte sur son existence, sa cohérence avec la mission et le respect des conditions de maintien au régime roumain.

Rôle et demande du formulaire

Le document portable A1 atteste la législation de sécurité sociale applicable au salarié qui travaille dans un autre pays. Il ne vaut ni autorisation de travail ni déclaration SIPSI.

• Demandeur : l’employeur roumain informe l’institution compétente en Roumanie et lui demande l’A1. L’entreprise d’accueil française ne fait pas cette demande.
• Délivrance : l’A1 peut être délivré rétroactivement.
• Régime français : en embauche directe ou par une agence d’intérim française, le salarié relève en principe de la Sécurité sociale française. Sa nationalité roumaine ne justifie pas de demander un A1.

Conditions du maintien au régime roumain

Dans le détachement classique prévu par l’article 12 du règlement européen n° 883/2004, le maintien au régime roumain est normalement limité à 24 mois. Il suppose que l’employeur exerce une activité substantielle en Roumanie et garde un lien direct avec le salarié. Le salarié ne doit pas non plus remplacer un autre salarié détaché.

Au-delà de 24 mois, une prolongation exceptionnelle peut nécessiter l’accord des autorités des États concernés. Cette limite de sécurité sociale ne se confond pas avec les seuils de 12 et 18 mois prévus en droit du travail pour le détachement de longue durée.

Vérification du document et des cotisations

Le donneur d’ordre s’assure qu’un A1 existe pour chaque travailleur concerné et peut être présenté lors d’un contrôle. Selon le CLEISS, il peut être présenté par le salarié, son employeur ou son représentant en France.

Comparez l’A1 à la mission : l’identité du salarié et de l’employeur, le pays d’accueil, la période de validité et la législation indiquée doivent être cohérents.

Un A1 valide évite de payer à la fois des cotisations roumaines et françaises pour la même période. Sans A1 couvrant la mission, l’employeur étranger s’expose à un redressement en France, comme le rappellent les obligations de l’employeur de salariés détachés. Un A1 ne régularise pas pour autant un détachement fictif.

Foire aux questions