Comment embaucher en intérim : étapes, contrats et coûts

Sommaire

• Quand recourir au travail temporaire et pour combien de temps ?
• Comment préparer sa demande et choisir une agence d’intérim ?
• Quels contrats encadrent l’embauche en intérim ?
• Quelles obligations et quels risques pendant la mission ?
• Combien coûte un intérimaire et comment comparer les devis ?
• Foire aux questions

Pour embaucher en intérim, vous devez d’abord vérifier que le besoin relève bien du travail temporaire. Il faut ensuite préparer une demande précise, choisir une agence, contrôler les deux contrats et respecter vos obligations pendant la mission.

Quand recourir au travail temporaire et pour combien de temps ?

Le recours à l’intérim est encadré par le Code du travail. Il exige un motif prévu par la loi, une durée plafonnée et, parfois, un délai à respecter entre deux missions. Ces trois points se vérifient avant toute demande adressée à une agence.

Définir un besoin temporaire

Le recours au travail temporaire apporte de la souplesse face à un besoin ponctuel. L’entreprise de travail temporaire emploie le salarié. L’entreprise utilisatrice dirige son travail au quotidien, sans l’embaucher directement en CDD. Une mission intérimaire répond toutefois à une tâche précise et temporaire : elle ne peut pas pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise.

• Remplacement d’un salarié absent : le motif couvre aussi la suspension temporaire de son contrat.
• Attente d’une embauche : l’intérimaire occupe le poste jusqu’à l’entrée en service effective d’un salarié en CDI déjà recruté.
• Départ avant suppression du poste : la mission couvre la période qui suit le départ définitif du titulaire.
• Conditions propres à chaque motif : chacun de ces cas de remplacement obéit à ses propres conditions légales.

Vérifier les motifs autorisés et les interdictions

Un accroissement temporaire d’activité justifie aussi le recours à l’intérim, à condition que les faits le confirment. Vouloir simplement recruter vite ne constitue pas un motif. La loi prévoit encore d’autres cas : certains emplois saisonniers ou d’usage, une commande exceptionnelle à l’exportation, des travaux urgents de sécurité et certaines missions liées à la formation ou à l’accès à l’emploi.

D’autres situations sont exclues. Vous ne pouvez pas remplacer un salarié dont le contrat est suspendu à la suite d’un conflit collectif, ni un médecin du travail. Certains travaux particulièrement dangereux restent interdits sans dérogation. Après un licenciement économique, le recours pour accroissement d’activité est restreint pendant les 6 mois suivants.

Fixer la durée et anticiper la carence

À défaut d’accord de branche étendu, une mission dure en principe 18 mois au maximum, renouvellements compris. Le plafond tombe à 9 mois pour l’attente d’un salarié recruté en CDI ou pour des travaux urgents de sécurité. Il peut atteindre 24 mois pour certains motifs, dont le départ avant suppression du poste ou une commande exceptionnelle à l’exportation.

Selon le motif et l’accord de branche, une mission peut être renouvelée 2 fois sans dépasser ce plafond. Un contrat sans terme précis fixe une durée minimale, puis prend fin à la réalisation de son objet (le retour du salarié remplacé, par exemple). Une nouvelle mission sur le même poste peut ensuite imposer un délai de carence. Pour un contrat précédent d’au moins 14 jours, une règle prévoit le tiers de sa durée, sous réserve du motif, des exceptions, des jours d’ouverture et de l’accord de branche.

Comment préparer sa demande et choisir une agence d’intérim ?

Une fois le motif validé, la demande adressée à l’agence d’intérim conditionne la qualité des candidatures reçues. Plus elle est précise, plus la sélection peut porter sur les exigences réelles du poste.

Décrire le poste et la mission

Pour embaucher des intérimaires, commencez par préciser le métier, le motif légal, le lieu, les horaires, la durée prévue et les compétences obligatoires. La demande doit aussi comporter les éléments suivants :

• Qualification et rémunération : le niveau attendu et le salaire de référence du poste.
• Contraintes du site : organisation, accès et particularités de l’environnement de travail.
• Risques et protections : les dangers du poste et les équipements de sécurité nécessaires.

Avant de lancer la recherche, confrontez ce besoin aux interdictions de recours, à l’accord de branche applicable et à l’éventuelle carence sur le poste concerné.

Évaluer la sélection des candidats

Le recrutement d’un intérimaire peut comprendre la recherche de profils, le tri des candidatures, les entretiens et l’évaluation de l’adéquation au poste. Chez Leader-interim, le processus de recrutement inclut une présélection, puis des tests et entretiens sur les compétences techniques et comportementales. Pour un poste technique ou soumis à des procédures de sécurité, un CV ne suffit pas : qualifications, habilitations et justificatifs se vérifient au regard des tâches prévues. Les contrôles varient selon le secteur : diplômes, autorisations d’exercice et langue dans la santé ; habilitations dans la construction ; permis, autorisations de conduite et compétences numériques selon les postes de logistique ou de transport.

Comparer le service et le délai de mobilisation

Pour choisir une agence d’intérim, comparez sa réactivité annoncée, les qualifications disponibles, la rigueur de ses vérifications et les modalités de remplacement en cas d’inadéquation. Le périmètre du service compte aussi. Une agence peut rechercher et sélectionner le candidat ou assurer seulement sa gestion administrative lorsque vous l’avez déjà identifié. Aucun délai légal universel de 24 ou 48 heures ne garantit la disponibilité d’un profil.

Leader-interim étudie le besoin avant de proposer des travailleurs roumains sélectionnés, puis organise leur transport et leur hébergement et les accompagne pendant la mission : ce sont les étapes de nos services de recrutement de travailleurs roumains. Notre délai standard annoncé avant la prise de fonctions est de 2 à 3 semaines. Pour faire venir des salariés d’un autre pays de l’Union européenne, plusieurs montages sont possibles, comparés dans notre guide du recrutement en intérim international.

Quels contrats encadrent l’embauche en intérim ?

Le contrat d’intérim ne se résume pas à un seul document. Deux écrits distincts encadrent chaque mission, avec des délais et des mentions fixés par le Code du travail.

Distinguer les deux contrats

Le contrat de mise à disposition lie l’agence à l’entreprise utilisatrice. Selon l’article L. 1251-42 du Code du travail, il est établi au plus tard dans les 2 jours ouvrables suivant la mise à disposition. Le finaliser avant l’arrivée du salarié reste toutefois prudent.

Le contrat de mission lie l’agence au salarié. Les articles L. 1251-16 et L. 1251-17 imposent de le lui transmettre dans les 2 jours ouvrables suivant sa mise à disposition. Ce délai porte sur les documents contractuels, et non sur le temps laissé à l’agence pour trouver un candidat.

Contrôler les mentions avant la prise de poste

Le contrat de mise à disposition précise le motif de recours et le terme prévu. Lorsque la mission n’a pas de terme précis, il indique sa durée minimale. Les documents de mission permettent aussi de vérifier le poste, la qualification attendue, le lieu, les horaires, les risques particuliers et les équipements de protection.

La rémunération de référence et ses composantes doivent correspondre au poste réellement occupé. Le contrat de mission écrit reprend notamment la qualification professionnelle et les modalités de rémunération : relisez ces deux points avant le premier jour.

Modifier ou terminer la mission régulièrement

Une mission courte reste soumise aux formalités du contrat écrit et aux exigences de sécurité.

Un avenant de renouvellement ou de modification respecte le terme, la durée totale autorisée et les règles de branche. Il ne rend pas licite un motif de recours irrégulier.

Sous conditions, le terme peut être avancé ou reporté d’1 jour pour 5 jours travaillés, dans la limite de 10 jours. Pour une mission de moins de 10 jours de travail, la variation possible est de 2 jours.

Quelles obligations et quels risques pendant la mission ?

Passer par une agence ne transfère pas toutes les obligations. L’employeur juridique et l’entreprise d’accueil se partagent les responsabilités, et d’autres règles s’ajoutent lorsque l’agence est établie à l’étranger.

Accueillir le salarié intérimaire en sécurité

En tant qu’employeur, l’agence effectue la déclaration préalable à l’embauche du salarié intérimaire avant sa prise de poste. Elle assure aussi la paie, les bulletins de salaire et ses déclarations sociales.

L’entreprise utilisatrice reste responsable des conditions d’exécution du travail sur son site : durée du travail, travail de nuit, repos et santé-sécurité.

Avant d’affecter le salarié intérimaire, organisez un accueil et une formation pratique adaptés aux risques du poste. Fournissez les protections qui vous incombent. Ouvrez-lui les installations collectives dans les mêmes conditions qu’aux salariés permanents.

Vérifier les formalités d’une agence étrangère

La nationalité roumaine ne suffit pas à caractériser un détachement. Une agence établie en France peut employer directement un salarié roumain. Une agence établie en Roumanie peut aussi le détacher en France, sous des obligations distinctes détaillées dans notre guide de l’intérim détaché de travailleurs étrangers.

Lorsqu’une déclaration préalable de détachement est exigée, l’employeur étranger l’effectue dans SIPSI (le téléservice de déclaration du ministère du Travail) avant la mission et désigne un représentant en France. Si aucune copie requise n’est remise, le donneur d’ordre peut devoir faire une déclaration subsidiaire de détachement dans les 48 heures suivant le début du détachement.

Le formulaire A1 atteste la législation de sécurité sociale applicable, sans prouver à lui seul la conformité de la mission. Lorsque le contrat atteint 5 000 € HT au total, l’attestation de vigilance requise est vérifiée, puis renouvelée tous les 6 mois jusqu’à la fin de son exécution.

Prévenir les irrégularités et contrôler la fin

Un recours irrégulier peut entraîner la requalification en CDI auprès de l’entreprise utilisatrice, dans les cas prévus à l’article L. 1251-40 du Code du travail. Un simple retard de transmission du contrat de mission n’a pas cet effet à lui seul, mais peut ouvrir droit à une indemnisation du salarié.

Le décret du 5 juillet 2024 partage par moitié, entre l’agence et l’entreprise utilisatrice, le coût des sinistres liés aux accidents du travail ou maladies professionnelles des intérimaires concernés. Son application aux cotisations s’échelonne de 2026 à 2028.

À la fin de la mission, vérifiez le terme effectif, les heures et les éléments facturés. Examinez ensuite la carence avant toute nouvelle affectation sur le même poste. Un contrat incomplet se corrige sans antidater les documents.

Combien coûte un intérimaire et comment comparer les devis ?

Le coût d’un intérimaire se lit sur la facture de l’agence, et non sur le seul salaire brut. Cette facture repose d’abord sur la rémunération due au salarié, puis sur le coefficient appliqué par l’agence.

Établir la rémunération et les indemnités

La rémunération de l’intérimaire ne peut être inférieure à celle que percevrait, après la période d’essai, un salarié de même qualification au même poste dans votre entreprise. La comparaison inclut les primes et indemnités obligatoires de ce poste. Deux indemnités s’ajoutent en fin de mission :

• Indemnité de fin de mission : pour une mission classique, au moins 10 % de la rémunération brute totale, renouvellements inclus, sauf exceptions légales.
• Indemnité compensatrice de congés payés : due pour chaque mission, au moins 10 % de la rémunération brute totale, indemnité de fin de mission comprise.
• Exemple chiffré : pour 3 000 € bruts de mission, ces indemnités atteignent 300 € et au moins 330 €. Le total est donc de 630 €.

Le calcul de la seconde indemnité inclut la première, comme le rappelle la fiche officielle sur l’indemnité compensatrice de congés payés en intérim.

Calculer le prix facturé par l’agence

L’agence verse la rémunération et acquitte les cotisations qui lui incombent, puis vous facture sa prestation. Cette répartition des cotisations est détaillée dans notre guide des charges sociales d’un intérimaire.

La facturation applique souvent un coefficient à une base salariale convenue. Ce multiplicateur peut couvrir charges, indemnités, gestion administrative et marge, sans constituer un barème légal. Dans l’exemple fictif ci-dessous, une base de 20 € par heure et un coefficient de 1,80 donnent 36 € HT par heure.

Comparer les devis à périmètre identique

Un devis comparable distingue le salaire brut de référence, les heures, les primes et les majorations. Il précise aussi les indemnités incluses, la valeur et l’assiette du coefficient, les frais séparés et la TVA applicable. Le transport, l’hébergement, les repas, la formation et la logistique dépendent de la mission et du contrat. Prévoyez en plus vos propres coûts d’accueil, de supervision, de prévention et de contrôle des heures.

Le traitement de la facture dans les calculs de masse salariale, d’effectif ou de contributions dépend du dispositif considéré : les intérimaires n’en sont pas toujours exclus. Les allègements de cotisations dont bénéficie l’agence ne sont pas automatiquement répercutés sur le devis.

Foire aux questions